Antwoord nooit meteen op e-mails of chatberichten

Antwoord nooit meteen op een e-mail of een chatbericht want voor je het beseft, gaat je contactpersoon ervan uit dat ze via mail ook dringende boodschappen kunnen versturen.

Als het echt dringend is, neem dan de telefoon en tracht je omgeving zo op te voeden dat ze hetzelfde doen. Bovendien is mailen een onduidelijke vorm van communicatie en je weet nooit hoe jouw snelle reactie overkomt. Bij goed weer en goedgezinde collega’s kan de ontvanger misschien denken dat je hen snel en professioneel verder helpt. Bij slecht weer en minder goed gezinde collega’s zou het kunnen dat de ontvanger denkt dat je niets beters te doen hebt dan wachten op zijn mails.

Zelfs al zie je een mail binnenkomen, dan doe je er toch nog goed aan om niet meteen te antwoorden. Zo maak je duidelijk dat in jouw geval de telefoon een geschikter communicatiemiddel is voor dringende zaken.

Indien je niet constant je inbox of chatbox in de gaten moet houden, kun je weer beginnen met plannen. Zo kun je zelf opnieuw je werkdag in handen nemen en ben je geen slaaf van je mail- of chatbox meer. Wanneer je leidinggevende meteen een antwoord op zijn mails verwacht, leg dan uit dat je op deze manier onmogelijk efficiënt kunt werken. Tracht duidelijk te maken waarom je dit anders wilt aanpakken en creëer een draagvlak voor je verhaal.

Een bijkomend hulpmiddel is je out-of-office functie die je enkele uren kunt aanzetten als je niet gestoord wilt worden. Zo heb je tenminste niet constant het gevoel dat je naar die inbox moet om eventuele dringende zaken op te pakken. Bovendien vermijd je telefoons met de vraag ‘of je de mail al gezien hebt’.