Limiter le nombre de mails internes

Presque tous les systèmes de messagerie électronique offrent la possibilité de travailler avec des tâches. Dans MS Outlook et Lotus Notes, vous pouvez assigner des tâches à vos collègues au lieu de vous envoyer des mails. Vous disposez également d'un aperçu des tâches que vous avez assignées. De plus, vous pouvez simplement convertir les mails qui arrivent en tâches, qu'elles soient liés ou non à un rappel à un moment ultérieur.

Si vous le souhaitez, vous pouvez catégoriser vos listes de tâches. L'avantage est que vous pouvez regrouper et exécuter des tâches par catégorie, ce qui vous fait sans doute gagner du temps. Les idées et les plans - les choses qui restent à faire dans le futur - se retrouveront également dans votre système. Le but, c'est de se vider la tête et de décompresser pour pouvoir se concentrer sur la mise en œuvre de ces idées et plans.

Quelques conseils pour les mails

·      Évitez les mondanités dans les mails. Vous pouvez vous informer sur le chien malade de votre collègue ou le nouveau vélo de sa fille pendant la pause de midi.

·      Favorisez les outils qui permettent d'obtenir des réponses standard en un clin d'œil : « TextExpander » et « PhraseExpress » fonctionnent très bien à cet égard.

·      Essayez de rédiger des mails aussi courts que possible et trouvez un bon titre pour le champ du sujet. Le destinataire pourra immédiatement déterminer l'urgence du message et vous retrouverez vos messages beaucoup plus rapidement par la suite. Les belles tournures et une prose impressionnante sont du lest dans les mails et décourageront le lecteur de parcourir l'ensemble du mail.

·      Limitez le nombre de sujets par mail. La probabilité que vous receviez une réponse à un mail contenant dix points à discuter, est très faible. Souvent, ces mails finissent dans le dossier des « choses à faire » et vous n'entendrez plus rien de tout cela.

·      Ne jamais envoyer des choses urgentes par mail. Dans ce cas, mieux vaut prendre le téléphone ou vous rendre chez la personne concernée.

·      Les mails en « CC » sont possibles dans des cas exceptionnels.

·      Essayez de répondre aux mails dans les 24 heures. Si ce n'est pas possible, informez l'auteur quand il/elle peut s'attendre à une réponse.

·      Limitez le nombre de dossiers pour archiver vos mails. Des recherches menées par IBM ont montré que l'archivage dans un seul dossier et l'utilisation d'une fonction de recherche performante est la solution la plus efficace.

·      Interdiction des mails en chaîne, des blagues et des mails de caractère sexuel.

·      Les mails de remerciement sont superflus. Remerciez les gens à l'avance.

·      Configurez votre message d'absence du bureau de telle manière qu'il soit envoyé un jour avant et prend fin un jour après vos vacances. Comme vous pouvez le supposer, le dernier jour avant vos vacances et le lendemain de vos vacances seront deux jours bien chargés. La finalisation de vos tâches et la prise en charge des affaires courantes peuvent causer beaucoup de stress. De plus, une journée supplémentaire pour rattraper les affaires sans être dérangé(e) est toujours utile.