Beperk het aantal interne e-mails

Bijna elk e-mailsysteem biedt de mogelijkheid om met taken te werken. Zo kun je in MS Outlook je collega’s taken toewijzen in plaats van elkaar met e-mails te bestoken. Bovendien heb je zelf een overzicht van de taken die je toegewezen hebt. Daarnaast kun je binnenkomende e-mails eenvoudigweg omzetten in taken, al dan niet gekoppeld aan een herinnering op een later moment.

Indien gewenst kun je je takenlijst categoriseren. Het voordeel daarvan is dat je taken kunt bundelen en uitvoeren per categorie, wat zonder twijfel tijdwinst oplevert. Ook ideeën en plannen – zeg maar zaken die ooit eens moeten gebeuren – komen op deze manier in je systeem terecht. De bedoeling is om tot een leeg hoofd en ontspannen geest te komen zodat je je kunt focussen op de uitwerking van die ideeën en plannen.

Daarnaast zijn er tientallen softwarepakketten die het mogelijk maken om de interne communicatie te optimaliseren. Uitschieters zijn Insightly en Basecamp.com, beide SaaS-oplossingen (Software as a Service). Je hoeft de software dus niet aan te schaffen, maar je sluit een contract voor een bepaalde periode per gebruiker af. Sommige klanten vinden dat echter geen optie omdat ze twijfelen aan de beveiliging van hun data in de cloud. Anderen hebben de stap al jaren geleden gezet.

 

Enkele e-mailrichtlijnen 

  • Sociale plichtplegingen per mail zijn meestal niet nodig. Informeren naar de zieke hond van je collega of de nieuwe fiets van zijn dochter kan tijdens de lunch.

  • Promoot tools die standaardantwoorden in een vingerknip tevoorschijn toveren. TextExpander en PhraseExpress werken erg goed.

  • Probeer je mails zo kort mogelijk te houden en maak werk van je onderwerp. De ontvanger kan meteen inschatten hoe dringend de boodschap is en jij vindt je mails achteraf veel sneller terug. Prachtige zinswendingen en indrukwekkend proza zijn ballast voor e-mails en zullen de lezer ontmoedigen om de hele mail door te nemen.

  • Beperk het aantal onderwerpen per e-mail. De kans dat je een reactie krijgt op een mail met tien te bespreken punten is bijzonder klein. Vaak belanden die in het mapje to-do en je hoort er niets meer van.

  • Dringende zaken verstuur je nooit via e-mail. Neem de telefoon of loop even langs.

  • In uitzonderlijke gevallen kan cc.

  • Probeer e-mails binnen 24 uur te beantwoorden. Is dat niet mogelijk, laat dan weten wanneer de zender een antwoord kan verwachten.

  • Beperk het aantal archiefmappen. Onderzoek van IBM[i] heeft aangetoond dat het archiveren in slechts één archieffolder in combinatie met het gebruik van een degelijke zoekfunctie het meest efficiënt is.

  • Kettingmails, grapjes en seksueel getinte e-mails zijn verboden.

  • Bedankmails zijn overbodig. Bedank mensen vooraf.

  • Stel je out-of-office een dag vroeger én een dag later in. Je kunt ervan uitgaan dat zowel de laatste dag voor je vakantie als de dag na je vakantie behoorlijk druk zullen zijn. Het afwerken van je taken en het overdragen van de lopende zaken kunnen behoorlijk wat stress veroorzaken. En een extra dag om wat bij te benen zonder storingen is dan ook meer dan welkom.