Help multitasken de wereld uit

Tracht zoveel mogelijk taken op een logische manier te bundelen. Je staat ervan versteld hoeveel tijd je wint door taken te groeperen in functie van de situatie waarin deze taak moet worden uitgevoerd. In plaats van vijf keer per dag naar je baas lopen, is het beter om slechts één keer te gaan en alle te bespreken punten op te sparen. Een ander voorbeeld is een computerapplicatie. Misschien kun je beter ineens alle taken in een bepaald programma afwerken. Je kunt ook denken aan het bundelen van taken volgens bepaalde locaties of vervoermiddelen. Lees bijvoorbeeld een rapport of magazine in de trein of in het vliegtuig (omdat je op die plekken vaak geen internet hebt).

Volg je planning zo goed mogelijk. Als het je lukt om je planning te volgen, valt het multitasken haast vanzelf weg. Je krijgt in ieder geval veel meer grip op je werkdag door zowel de leuke als de minder leuke taken te plannen. Zorg zeker voor voldoende buffers om onverwachte zaken op te vangen. Klinkt dat wat neurotisch? Misschien wel, maar als het werkt, wil je nooit meer terug naar de oude situatie.

Plan switch-tijdsblokken in. Iedereen moet wel dagelijkse beslommeringen of kleinere taken afwerken. Probeer die zoveel mogelijk in één bepaald tijdslot af te maken. Zo bundel je ook het soort taken dat vaak met andere taken wordt gecombineerd of die je snel na elkaar kunt doen. Het voordeel is dat je minder tijd verspeelt aan deze zaken.

Beperk het aantal storingen. Hoe minder afleiding, hoe beter. Zorg voor een werkplek waar je geconcentreerd kunt werken. Mocht dat een probleem zijn, zoek dan naar creatieve oplossingen. Wanneer een bepaald rapport veel aandacht vergt, ga dan eens apart zitten of spreek af dat je collega’s een uurtje jouw telefoons overnemen. Zoals bij elk initiatief in teamverband is dat een kwestie van geven en nemen, dus doe je collega’s hetzelfde plezier.