Pak uitstelgedrag aan

Een van de meest gehoorde uitspraken tijdens opleidingen is: ‘Als student had ik de stress van een naderend examen nodig om efficiënt te studeren.’ Uiteraard klinkt dat voor veel mensen bekend in de oren. Vandaag werken we echter in een heel andere omgeving. We werken nu in teams en soms met torenhoge budgetten. Dezelfde studentenmentaliteit aanhouden in deze setting is wellicht niet wenselijk.

 

Laten we beginnen met goed nieuws voor mensen die kampen met uitstelgedrag. Eindelijk is het afgelopen met de verwijten van de baas, collega’s of echtgenoot, want het zit in je genen. De Universiteit van Colorado heeft 181 eeneiige en 166 twee-eiige tweelingen uitgebreid onderzocht met betrekking tot het stellen van doelen en de methode om die te bereiken. Zo konden de onderzoekers het belang van genen aantonen in vergelijking met andere factoren die de persoonlijkheid vormen, zoals opvoeding, invloed van anderen en opleiding. Uitstelgedrag blijkt dus erfelijk te zijn. Omdat het halen van deadlines steeds belangrijker wordt, zal het toch essentieel zijn om van plannen je basiscompetentie te maken. De tolerantie voor uitstelgedrag zal de komende jaren steeds meer afnemen. Minder goed nieuws dus. Het uitstellen van een deadline zal steeds vaker op een njet stuiten omdat er te veel dominosteentjes vallen als jij jouw deel niet op tijd kunt afwerken. Zeker in projectteams zijn je collega’s afhankelijk van jouw input en als je te laat levert, kan dat leiden tot grote vertragingen. Bovendien brengt dat extra telefoontjes en e-mails met zich mee, wat opnieuw tijdverlies betekent. Het kan ook direct of indirect een streep door de rekening betekenen. Het niet halen van deadlines wordt steeds vaker vertaald in projectboetes die de rendabiliteit van de projecten kunnen ondermijnen.

 

Het loont de moeite om uitstelgedrag aan te pakken, want je medewerkers kunnen er zich mateloos aan ergeren, erfelijk of niet. Zo kun je bijvoorbeeld nagaan welke activiteiten er precies voor zorgen dat je bepaalde zaken uitstelt. Misschien surf je vaak op internet of is de televisie de grote boosdoener. Daarnaast is een degelijke duikplanning onontbeerlijk. Slechts weinig medewerkers plannen ‘eigen werk’ in hun agenda en dat leidt ertoe dat we vaak meegaan met de waan van de dag. Een goede voorbereiding van je werkdag is zonder twijfel een goed medicijn tegen impulsief gedrag. Goede planning verlost ons overigens meteen van het vervelende gevoel dat we geen controle meer hebben over onze dagelijkse activiteiten.

 

Neem dus even de tijd om al je projecten in kaart te brengen en schat het aantal uren in dat je hiervoor nodig zult hebben. Bepaal alle deadlines en breng je acties in functie van deze deadlines in kaart. Daarnaast is het belangrijk om ook de acties voor anderen die jij eventueel moet monitoren, in beeld te brengen. Ten slotte is het handig om ook meteen alle acties die niets te maken hebben met projecten, te noteren. Zorg voor voldoende buffers en tracht ze aan te houden in je agenda. Met de volgende vier stappen kom je al heel ver:

1.      Wat is de verhouding tussen de te plannen tijd en de tijd die je gemiddeld moet plannen voor onverwachte zaken? Hoeveel procent van je tijd moet je gemiddeld plannen voor ad hoc momenten?

2.      Blokkeer in je agenda tijdsblokken voor onverwachte gebeurtenissen en geef deze blokken een naam (bijvoorbeeld ‘OV’ van onverwacht).

3.      Plan de rest van de dag rond deze blokken en beschouw de tijd die je moet plannen voor onverwachte zaken als heilig.

4.      Maak elke vrijdagmiddag een degelijke planning voor de week die eraan komt. Zorg ervoor dat je vergelijkbare taken zo veel mogelijk bundelt.

 

Het is ook belangrijk dat je voldoende rustpauzes inlast om je werkwijze tegen het licht te houden. Tijdens opleidingen valt het vaak op dat medewerkers het overzicht over hun projecten zijn kwijtgeraakt. Het is een kunst om je langetermijnprojecten, alle acties en alle mogelijke afspraken en vergaderingen te vertalen naar een wekelijkse planning. Vaak starten medewerkers met goede moed aan hun wekelijks planningsritueel maar na een tijdje blijkt deze planning vaak een bron van frustratie te zijn. Wij zijn namelijk geneigd om onze dag veel te vol te plannen op basis van de lopende projecten en to-do lijsten. Het gevolg is dat we onze geplande werkdag zelden tot een goed einde brengen.