Verban de cc- en reply to all-cultuur

Het ‘to’-veld vraagt om een reactie, het ‘cc’-veld niet, maar niet iedereen respecteert deze regel. Zelfs al start iemand anders een conversatie met verschillende personen in cc, verwijder deze personen gerust als je antwoord voor hen niet relevant is. Ze zullen je dankbaar zijn. Het gebeurt nog te vaak: een klaagmail naar een collega, met de manager in cc. Verwacht bij een cc-bericht geen actie van de leidinggevende. Knoop met hem of haar een direct gesprek aan. Zo schets je het probleem duidelijker en werk je samen aan een oplossing. Desnoods stuur je de manager een ‘to’-bericht.

De bcc lijkt op de cc-functie. Er is wel één groot verschil: de ontvanger ziet niet wie je in bcc gezet hebt. De ontvanger weet dus niet wie meeleest. Deze functie misbruikt men vaak bij conflicten, maar heeft belangrijke nadelen: je verliest je geloofwaardigheid en het komt onprofessioneel over. Nooit doen dus. Wel is bcc handig voor het versturen van bepaalde informatiemails. Dan worden de ontvangers niet gestoord door honderden mailadressen in ‘to’ of ‘cc’.

Blijven sommige collega’s jou hardnekkig in cc zetten? Maak een regel aan en alle cc-berichten verdwijnen dan in een apart mapje. Je krijgt dan alleen de ‘to’-mails in je inbox. Ben je bang om zo informatie te missen? De belangrijkste zaken verneem je gegarandeerd ook op een andere manier.