Augmenter le rendement des réunions

Un plan d'action au niveau de l'entreprise est nécessaire pour augmenter l'efficacité des réunions. Dans un premier temps, c'est aux chefs de donner le bon exemple. Ce n'est qu'à ce moment-là que vous pourrez découvrir une nouvelle culture de la réunion. La qualité des réunions devrait faire l'objet d'une attention particulière dans l'ensemble de l'organisation. Si les initiatives à court terme sont bien sûr importantes comme point de départ, il vaut la peine de perfectionner sans cesse les techniques de réunion. Des mesures, telles que des affiches dans les salles de réunion, peuvent être particulièrement utiles, mais elles seront inefficaces si cette nouvelle culture ne fait pas l'objet de nouveaux efforts de promotion. Une évaluation critique de la culture de la réunion permettra donc de continuer à garantir leur qualité.

 

Comment les grandes entreprises américaines tentent-elles d'augmenter le rendement de leurs réunions ? Sheryl Sandberg, directrice opérationnelle de Facebook, apporte toujours le même carnet de notes aux réunions. Ce carnet contient une liste des points de discussion et d'action qu'elle coche l'un après l'autre. Quand elle arrache la page du carnet, tout le monde sait que la réunion est terminée. Le PDG de Tesla, Elon Musk, veut que ses employé(e)s se préparent à fond. S'il remarque que quelqu'un n'a pas fait cet effort, il continue à poser des questions et montre qu'il ne tolère pas cette attitude. Lorsque Larry Page, PDG de Google, a pris ses fonctions, il a envoyé un mail à tou(te)s les employé(e)s de Google pour leur demander d'organiser des réunions comme s'ils/elles faisaient partie d'une startup au lieu d'un géant qui emploie 30 000 personnes. Page mentionne trois points d'attention :

1      Un décideur doit toujours être présent. Si aucune décision ne doit être prise, la réunion n'aura pas lieu.

2      Dix participant(e)s, c'est le maximum.

3      Chaque participant(e) donne son avis, sinon il/elle est indésirable.

Google Ventures, la société d'investissement de Google, a développé une technique de prise de décision et de réunion très particulière. Cette technique, appelée « Note and Vote » comprend sept étapes :

1      Chaque participant(e) met ses idées sur papier en cinq à dix minutes, en fonction du problème.

2      Ensuite, chaque personne dispose de deux minutes pour choisir les deux meilleures idées.

3      Ces idées sont communiquées au groupe et quelqu'un les écrit au tableau.

4      Chaque participant(e) choisit individuellement la meilleure idée sur le tableau et la note..

5      Ensuite, les participant(e)s ont la possibilité d'indiquer quelle idée ils ont choisie et pourquoi.

6      Sur la base de ces informations, le président prend la décision finale et aucune autre discussion n'aura lieu.

7      En principe, la décision est prise dans un délai de 15 minutes, alors qu'auparavant, deux heures de réunions étaient organisées pour discuter du même problème.

Marissa Mayer, PDG de Yahoo, examine toutes les propositions en profondeur. Ses questions habituelles sont :

·      Comment cette question a-t-elle été examinée ?

·      Quel est le plan d'action ?

·      Quel est votre rôle dans ce dossier ?

Mieux vaut donc bien se préparer avant la réunion. Malheureusement, cette approche relève plus souvent de la fiction que de la réalité. Tout le monde sait qu'une mauvaise préparation mène à des réunions inefficaces. Pourtant, dans de nombreuses organisations, il est d'usage de se présenter sans aucune préparation aux réunions. Il n'est donc pas surprenant que les participant(e)s qui se sont bien préparé(e)s, lentement mais sûrement, deviennent démotivé(e)s. On peut être certain qu'eux/elles aussi finiront par se présenter sans préparation aux réunions. Pour briser ce cercle vicieux, il est nécessaire que chacun dispose en temps utile des documents nécessaires. Envoyez les documents une semaine à l'avance à tous les participant(e)s, accompagnés de l'ordre du jour détaillé dans lequel vous indiquez les objectifs et le temps par point de l'ordre du jour. Ainsi, tout le monde recevra un briefing détaillé qui indique exactement ce qui doit être fait à l'avance. Des accords formels par type de réunion peuvent être utiles à cet égard.

 

Si vous présidez vous-même la réunion, choisissez une salle de réunion confortable et suffisamment éclairée. Veillez à toujours fournir suffisamment d'eau et de café et assurez-vous que le projecteur fonctionne correctement. Invitez un(e) volontaire à prendre des notes et dites-lui ce qu'il/elle doit absolument noter. Il est également désolant de voir combien de réunions sont organisées sans aucune forme de suivi. Même si un procès-verbal est rédigé, il y a souvent un manque de clarté sur les décisions et les points d'action. Un procès-verbal standard contenant une liste d'actions (qui fait quoi et quand) peut être très efficace dans ce cas.