Verhoog je vergaderrendement

Om het vergaderrendement te verhogen, is een actieplan op bedrijfsniveau noodzakelijk. In eerste instantie is het aan de leidinggevenden om het goede voorbeeld te geven. Dan pas kun je tot een nieuwe vergadercultuur te komen. Kwaliteitsvol vergaderen zou in de gehele organisatie een vast aandachtspunt moeten zijn. Initiatieven op korte termijn zijn natuurlijk belangrijk als startpunt, maar het loont de moeite om de vergadertechnieken voortdurend te blijven verfijnen. Acties, zoals affiches in vergaderzalen, zijn bijzonder nuttig maar missen hun effect als de nieuwe cultuur niet regelmatig opnieuw wordt gepromoot. Het kritisch evalueren van de vergadercultuur zal dus helpen om de kwaliteit te blijven waarborgen.

Hoe trachten grote Amerikaanse bedrijven hun vergaderrendement te verhogen? Sheryl Sandberg, operationeel directeur van Facebook, brengt steeds hetzelfde notitieboekje mee naar de meetings. In dat boekje staat een lijst van discussie- en actiepunten die ze één voor één afvinkt. Wanneer zij de pagina uit het boekje scheurt, weet je dat de meeting afgelopen is. Tesla CEO Elon Musk wil dat zijn mensen zich grondig voorbereiden. Als hij merkt dat iemand die moeite niet heeft gedaan, blijft hij doorvragen en laat hij duidelijk merken dat hij het niet tolereert. Google CEO Larry Page stuurde bij zijn aantreden een e-mail naar elke Google-medewerker met de vraag om te vergaderen als een hongerige start-up in plaats van een grote mastodont met 30.000 werknemers. Page noemt drie aandachtspunten:

1      Er moet altijd een beslissingsnemer aanwezig zijn. Als er geen beslissing genomen moet worden, gaat de meeting niet door.

2      Tien aanwezigen is het maximum.

3      Iedere deelnemer zorgt voor input, anders is hij niet welkom.

Bij Google Ventures, de investeringsmaatschappij van Google, heeft men een wel heel bijzondere beslissings- en vergadertechniek ontwikkeld. Deze Note and Vote-techniek bestaat uit zeven stappen:

1      Elke deelnemer zet op basis van het probleem zijn ideeën in vijf à tien minuten op papier.

2      Daarna heeft iedereen afzonderlijk twee minuten de tijd om de twee beste ideeën eruit te pikken.

3      Deze ideeën worden aan de groep kenbaar gemaakt en iemand schrijft ze op het bord.

4      Elke deelnemer kiest individueel het beste idee op het bord en schrijft het op.

5      Daarna krijgen de deelnemers de kans om aan te geven welk idee ze gekozen hebben en waarom.

6      Op basis van deze input neemt de voorzitter uiteindelijk de beslissing en daar wordt verder niet meer over gediscussieerd.

7      De beslissing valt in principe binnen een kwartier, terwijl men anders twee uur vergadert over hetzelfde probleem.

Yahoo CEO Marissa Mayer zoekt elk voorstel tot op de bodem uit. Haar standaardvragen zijn:

·      Hoe werd dit onderzocht?

·      Wat is het plak van aanpak?

·      Wat is jouw rol in het verhaal?

Je kunt dus maar beter goed voorbereid naar de vergadering gaan. Jammer genoeg is dat vaker fictie dan realiteit. Iedereen weet dat een slechte voorbereiding leidt tot een inefficiënte meeting. Toch is het in veel organisaties de gewoonte om zonder enige voorbereiding op meetings te verschijnen. Het hoeft dan niet te verbazen dat de deelnemers die zich wel goed voorbereiden, langzaam maar zeker gedemotiveerd raken. Je kunt er gif op innemen dat uiteindelijk ook zij onvoorbereid op de afspraak zullen verschijnen. Om deze vicieuze cirkel te doorbreken, is het noodzakelijk dat iedereen tijdig over de nodige documenten beschikt. Stuur de documenten een week vooraf naar alle deelnemers, samen met een uitgewerkte agenda waarin je de doelstellingen en de timing per agendapunt vermeldt. Zo ontvangt iedereen een degelijke briefing die aangeeft wat er precies op voorhand moet gebeuren. Formele afspraken per type meeting kunnen hierbij helpen. 

Als je zelf de vergadering voorzit, kies dan een vergaderruimte die comfortabel is en voldoende daglicht heeft. Zorg altijd voor voldoende water en koffie en zorg dat de projector naar behoren werkt. Duid een vrijwilliger aan om notities te nemen en bespreek wat hij zeker moet noteren. Het is trouwens schrijnend om te zien hoeveel vergaderingen er worden georganiseerd zonder enige vorm van monitoring. Als er al een verslag wordt gemaakt, dan is er vaak onduidelijkheid over de beslissingen en actiepunten. Een standaardverslag met een duidelijke actielijst (wie doet wat en wanneer) kan hierbij wonderen verrichten.